Halaman
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan siswa dapatmendemonstrasikan pembuatan Worksheet baru, serta mampumelakukan langkah dasar pengoperasian perangkat lunakpengolah angka. KKaattaa kkuunncciiWorksheetPrint areaEntri DataPage Break PreviewData SeriesMarginRangeBAB 5.qxp 6/24/2009 11:08 AM Page 133
A. BEKERJA DENGAN WORKSHEETPertama kali mengaktifkan Excel, maka di layar akan terlihat buku kerja (work-book) dengan nama Book1, dengan tiga buah worksheet (lembar kerja). Jika diperlu-kan kalian dapat menambah atau mengurangi jumlah worksheet tersebut. Selainitu kalian juga dapat memberi nama atau merubah nama worksheet default,misalnya,sheet1 dapat diubah dengan TUGAS1, demikian juga seterusnya.1. Menyiapkan Lembar Kerja Cara yang digunakan untuk menyiapkan lembar kerja, sebagai berikut.Klik menu File JNew, atau dengan klik ikon pada toolbar Standar,atau dengan menekan tombol Ctrl+N.2. Pemasukkan DataData yang diketik hanya dapat dimasukkan satu per satu yaitu sel per sel.Mula-mula ditampilkan dipanel control. Data baru bisa dimasukkan kedalamsel aktif jika diakhiri dengan menekan tombol <Enter> atau dengan menekansalah satu tombol panah.Untuk mengatasi kesalahan pemasukkan data ada 3 alternatif kemungkinan.•Gunakan tombol Backspace untuk menghapus karakter di sebelah kiri kursor.•Gunakan tombol Del untuk menghapus karakter di tempat kursor berada.•Gunakan tombol Esc untuk membatalkan pemasukkan data.•Gunakan tombol F2 untuk Edit.a.Memasukkan Data ke SelLangkah yang digunakan untuk memasukkan data ke sel tertentu padaworksheet adalah sebagai berikut.1)Klik sel tempat data yang akan kalian masukkan2)Ketikkan data yang akan kalian masukkanSGambar 5.1. Lembar Kerja MS-Excel134BAB 5.qxp 6/24/2009 11:08 AM Page 134
1353)Tekan tombol Enter atau tombol panah IIJJKKLLatau tekan tabulator(tombol TAB) pada keyboard.Contoh tampilan data yang telah dimasukkan sebagai berikut.SOAL LATIHAN SGambar 5.2. Lembar Kerja MS-ExcelLatihan 61)Buatlah lembar kerja dengan ketentuan seperti berikut:(a) Sel A1: ketik DAFTAR NILAI PRAKTIKUM KOMPUTER(b) Sel A3: ketik NO.SISWA(c) Sel B3: ketik NAMA SISWA(d) Sel C3: ketik NILAI(e) Sel D3: ketik TUNTAS/TIDAK TUNTAS(f)Sel A4-A9 : 13601 - 13606(g) Sel B4-B9 : NENG TAMI , YUDESI, MBAKASRI, MASEDEWE, DENWIRA, JENGMEGA(h) Sel C4-C9 : 50, 70, 80, 45, 35, 902)Simpanlah dan beri nama LATIH6TABEL : LATIH6BAB 5.qxp 6/24/2009 11:08 AM Page 135
b.Entri Data dengan Referensi Sel lainUntuk melakukan perhitungan pada Excel, harus menggunakan alamatsel lain, sehingga apabila alamat sel tersebut diubah, maka hasil perhitunganakan juga berubah.Langkah untuk melakukan entri data dengan sel ini sebagai berikut.1)Diawali dengan sama dengan (=).2)Klik pada alamat sel yang diinginkan. Misalnya menghitung perkalian X (kolom A) dan Y (kolom B), hasilperkalian letakkan di kolom C. Langkahnya seperti berikut ini.a)Klik di kolom C, tempat hasil perkalian (sel C2).b)Ketik = Jklik sel A2 (akan terlihat di sel C2, =A2) Jketik * (kali) Jklik sel B2 kemudian tekan enter.Perhatikan pada toolbar editing akan terlihat rumus yang digunakanseperti berikut:= Sel A2 * Sel B2= 28 * 200c)Setelah di tekan enter maka akan muncul hasil seperti berikut.d)Jika ingin mengalikan dengan angka yang tidak ada pada kolom atausel, atau dengan istilah lain mengalikan dengan bilangan secaralangsung, sebagai contoh pada sel C3 , mengalikan 30 (sel A3)dengan 1000 , maka caranya, sebagai berikut. (1) Klik pada sel yang akan digunakan sebagai hasil (misal: sel C3),kemudian ketik =(2) Klik sel A3 Jketik * (kali) 1000 Jtekan Enter.(3) Maka akan muncul pada sel C3 hasil perkaliannya.3)Apabila akan memilih alamat sel dan tidak terlihat di layar, maka dapat meng-gunakan tombol navigasi (scrollbar), baik scrollbar vertikal maupun horizontal.SGambar 5.4. Hasil perkalianSGambar 5.3. Menghitung perkalian136BAB 5.qxp 6/24/2009 11:08 AM Page 136
137B. PENGEDITAN WORKSHEETPada saat melakukan pengetikkan akan terlihat tampilan tidak sesuaidengan yang kalian kehendaki, sebagai contoh pada Tabel LATIH1, terlihatlebar kolom nama dan kolom Tuntas/Tidak Tuntas tidak sesuai dengan yangdimaksud, sehingga terlihat data tidak tampil secara keseluruhan. Untuk ituperlu dikalian lakukan pengeditan dan pemformatan worksheet.1. Pengeditan WorksheetPengeditan dapat dilakukan dengan tiga cara, sebagai berikut. a.Tekan F2 di keyboard pada sel yang akan diedit.b.Double klik pada sel yang mau diedit.c.Mengedit pada Formula Bar.2. Menyalin Isi SelMenyalin (mengopi) adalah menggandakan atau memperbanyak isilembar kerja. Jika yang dikopi hanya satu sel, maka kalian dapat mengikutilangkah-langkah berikut.a.Kursor berada pada sel yang akan dikopi.b.Klik menu Edit JCopy (Ctrl+C).c.Pindahkan kursor atau klik sel yang akan dituju.d.Klik menu Edit JPaste (Ctrl+V).Namun jika data yang dikopi itu terdiri dari beberapa sel maka caranya adalahsebagai berikut.a.Bloklah data yang akan dikopi.b.Klik menu Edit JCopy (Ctrl+C).c.Pindahkan kursor atau klik sel yang akan dituju.SGambar 5.5. Hasil COPY-PASTE SELBAB 5.qxp 6/24/2009 11:08 AM Page 137
d.Klik menu Edit JPaste (Ctrl+V).3. Memindahkan Isi SelBila dalam memasukkan data terjadi kesalahan tempat maka langkahkerja untuk memindahkan data (isi sel) adalah sebagai berikut.a.Kursor berada pada sel yang akan dipindahkan.b.Klik menu Edit JCut (Ctrl+X).c.Pindahkan kursor atau klik sel yang akan dituju.d.Klik menu Edit JPaste (Ctrl+V).Untuk meletakkan hasil dari mengopi isisel adalah Paste. Pilihan Paste akan meng-hasilkan seperti apa yang dikopi, baikberupa data teks atau data angka, for-mula, maupun format garisnya. Kitadapat menghendaki hasil tertentu daripengkopian tersebut. Langkah kerjanyaadalah sebagai berikut.a. Klik menu Edit JPaste Special.b. Selanjutnya tampil kotak pilihan se-perti gambar di samping.Keterangan pilihan Paste:1)All: untuk meletakkan hasil mengopi secara keseluruhan (teks,angka, rumus dan garis).SGambar 5.7. Kotak dialog Paste SpecialSGambar 5.6. Hasil COPY-PASTE GROP SEL138BAB 5.qxp 6/24/2009 11:08 AM Page 138
1392)Formulas: untuk meletakkan hasil mengopi data dan formulanya(rumus).3)Values: untuk meletakkan hasil mengopi dalam bentuk teks atauangka (values).4)Formats: untuk mengopi format (kerangka) tabel (worksheet).c.Tentukan pilihan di bawah paste, kemudian klik OK.4. Membuat Data SeriesData series adalah data yang terbuat dan tersusun secara teratur.Misalnya, akan membuat nomor 1 sampai dengan 25 pada kolom A, makacaranya adalah sebagai berikut.a.Ketik angka 1 di sel A1 dan angka 2 di sel A2, kemudian lakukan blok dariA1 sampai A2.b.Tempatkan kursor di sudut kanan bawah sel A2. Lihat contoh berikut.c.Lakukan drag hingga sel A25, kemudian lepaskan mouse.Perlu diingat bahwa dalam membuat data series tidak hanya untuk angkasaja, melainkan bisa nama hari atau nama bulan baik secara berurutan ataumenggunakan interval (jarak) tertentu. Contoh: 1 dan 3 atau Jan dan Mar. Begitulah seterusnya.Latihan 71)Buatlah data series (data angka) mulai dari angka 1 dengan interval 5di kolom A mulai baris 1 hingga baris 20!2)Buatlah data series untuk nama hari di kolom C dan nama bulan padakolom E mulai dari baris 1 hingga baris 20!3)Setelah selesai, simpanlah dengan memberi nama file: LATIH7!SGambar 5.8. Sel A1-A2BAB 5.qxp 6/24/2009 11:08 AM Page 139
Untuk menyalin isi sel ke sel-sel yang terletak pada bagian bawahnyadapat dilakukan dengan prosedur berikut.•Pilih blok yang akan disalin lalu letakkan kursor +pada sebelah kanan bawah selyang akan dikopi lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya:5. Menggunakan RangeRange diartikan sebagai kumpulan dari beberapa sel yang dibatasi olehalamat sel (blok) tertentu. Perhatikan contoh berikut:Keterangan:a.A1..A5 artinya range/sel A1 sampai dengan A5.b. C1..E3 artinya range/sel C1 sampai dengan E3Ada dua cara untuk memberikan/memilih range/blok.a.Cara pertama1)Tempatkan kursor pada awal sel yang akan di-range.2)Tekan tombol Shift+anak panah secara bersamaan ke tempat rangeyang akan dibuat.3)Lepaskan semua penekanan tombol.SGambar 5.10. Tampilan RangeSGambar 5.9. Menyalin isi sel140BAB 5.qxp 6/24/2009 11:08 AM Page 140
141b.Cara Kedua1)Tempatkan kursor pada awal sel yang akan di-range.2)Lakukan drag pada mouse kalian kemudian geser ke tempat rangeyang akan dibuat.3)Lepaskan penekanan tombol mouse.6. Membuat Judul di Tengah TabelMembuat judul di tengah table menggunakan langkah sebagai berikut.Ketik terlebih dahulu kata yang menjadi judul pada kolom yang palingpertama (A...) Blok kolom sampai ke kolom paling akhir table. Gunakan ikon(merge and center) pada toolbar, seperti contoh di bawah ini:Hasilnya sebagai berikut:Keterangan: Untuk memberi perintah Merge and Center sebaiknya kerjakan per baris,karena jika lebih dari satu baris dikerjakan bersama-sama untuk menengahkanjudul, maka hanya judul yang pertama yang ditampilkan yang lainnya akanterhapus.SGambar 5.12. Hasil marge-center sel A1..E1SGambar 5.11. Sel A1 sampai E1 diblokBAB 5.qxp 6/24/2009 11:08 AM Page 141
7. Operasi Kolom dan BarisPada saat kalian membuat lembar kerja sepertinya seluruhnya sudahsempurna, namun setelah diteliti ulang ternyata ada data untuk satu kolomdan satu baris bahkan lebih yang harus disisipkan. Bila hal ini terjadi, kaliandapat menyisipkan kolom maupun baris kosong guna menyisipkan data yangbaru. a. Menyisipkan Kolom1) Tempatkan kursor pada kolom yangakan disisipi2) Klik menu Insert JColumnb. Menyisipkan Baris1) Tempatkan kursor pada baris yangakan disisipi2) Klik menu Insert JRowsSGambar 5.13. Insert142Latihan 81)Buatlah lembar kerja seperti gambar berikut!2)Simpanlah data dan beri nama LATIH8!TABEL: LATIH8BAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 142
143Contoh:•Menyisipkan satu kolom di kolom B (antara Kolom Propinsi dan kolomKuartal I).•Menyisipkan satu baris di baris ke 7 (antara baris DKI dan baris JABAR).c.Mengubah Lebar Kolom atau Tinggi BarisTampilan kolom dan baris pada lembar kerja Excel dapat diatur sesuaidengan yang kita inginkan baik lebar kolomnya maupun tinggi barisnya.SGambar 5.16. Hasil penyisipan barisSGambar 5.15. Menyisipkan kolom baruSGambar 5.14. Data MS-ExcelBAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 143
1)Untuk mengubah lebar kolom lembar kerja,ikutilah langkah berikut ini.a) Dengan menggunakan mouse.(1) Tempatkan petunjuk mouse pada garis pembatas antar kolom sehinggamuncul tanda plus.(2) Lakukan drag ke kanan untukmembesarkan atau ke kiri untukmengecilkan.b) Dengan menggunakan menu Format.(1) Blok kolom yang akan diubah lebar kolomnya.(2) Klik menu Format JColumn.Selanjutnya ditampilkan pilihan sebagai berikut.Keterangan:•Width : untuk menentukan lebarkolom dari lebar sebelumnya.•AutoFit Selection: untuk menen-tukan lebar kolom sesuai denganisi sel pada posisi kursor.•Hide: untuk menyembunyikan kolom lembar kerja.•Unhide: untuk menampilkan kembali kolom yang telahdisembunyikan.•Standar Width: untuk menentukan lebar kolom standar secarakeseluruhan.(3) Secara default lebar kolom adalah:(4) Tentukan salah satu pilihan yang diinginkan.(5) Klik Ok.2)Untuk mengubah tinggi baris adalah sebagai berikut.a)Dengan menggunakan mouse(1) Tempatkan petunjuk mouse pada garis pembatas antarbarissehingga muncul tanda plus(2) Lakukan drag ke atas untuk mengecilkan atau ke bawah untukmembesarkanSGambar 5.19. Lebar kolomSGambar 5.18. Format ColumnSGambar 5.17. Menu Format144BAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 144
145b)Dengan menggunakan menu FormatUntuk memformat baris lembar kerja, langkah kerjanya adalahsebagai berikut.(1) Blok baris yang akan diubah lebar barisnya.(2) Klik menu Format JRow. Selanjutnya akan tampil pilihan sebagai berikut:Keterangan:•Height: untuk menentukan tinggibaris.•AutoFit: untuk menentukantinggi baris sesuai dengan isi sel.•Hide: untuk menyembunyikanbaris lembar kerja.•Unhide: untuk menampilkankembali baris yang telah disem-bunyikan.(3) Secara default lebar baris adalah:(4) Ketik angka yang akan digunakan,misal-kan: 20, kemudian klik Ok.(5) Tentukan salah satu pilihan yang diinginkan(6) Klik OKd.Menghapus Kolom atau Baris1)Tempatkan kursor pada kolom/baris yang akan dihapus2)Klik menu Edit, Delete. Kemudian akan tampil pilihan sebagai berikut.Keterangan :a) Shift cells left: menghapus sel yang ditunjukdengan menggeser baris kanannya ke sel aktifb) Shift cells up: menghapus sel yang ditunjukdengan menggeser baris dibawahnya ke selaktifc) Entire Row: menghapus satu barisd) Entire column: menghapus satu kolomSGambar 5.22. Kotak dialogDelete, Kolom, dan BarisSGambar 5.21. Tinggi barisSGambar 5.20. Format barisBAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 145
C. PEMFORMATAN WORKSHEET1. Memformat Sel Format cells artinya menampilkan isi sel atau lembar kerja dari bentuk aslike bentuk yang lain sesuai dengan format (tampilan) yang digunakannya.Untuk memformat isi sel lembar kerja adalah dengan mengklik menu Format,Cells atau langsung Ctrl+1 maka selanjutnya akan tampil menu pilihan, yaitu:Number, Alignment, Font, Border, Patterns, dan Protection.a.Pilihan Number (Angka)Klik salah satu pilihan pada Category, kemudian klik OKUntuk mengembalikan bentuk format angka tersebut ke bentuk semula,maka lakukan proses yang sama dengan memilih General pada bagian Category.SGambar 5.24. Kotak dialog format cells numberSGambar 5.23. Kotak dialog format cells number146BAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 146
147Selain dengan proses tersebut di atas, kalian dapat menggunakan ikonformat pada toolbar Standard dengan cara:Terlebih dahulu memilih sel atau range data yang akan diformat, kemu-dian pilih salah satu ikon formatting sesuai dengan format yang diinginkan.Tabel 5.1 Ikon Formating dan fungsinyab.Format AccountingFormat Accounting digunakan untuk memberikan nilai mata uang suatunegara, misalnya symbol Rp. dan lain sebagainya.Contoh: Langkah yang digunakan untuk memformat Harga dan Jumlah(Accounting) dengan format Rp. adalah sebagai berikut.1)Blok sel yang akan diformat ke dalam bentuk accounting (Rp.)2)Klik menu Format JCells (atau menekan tombol Ctrl+1) JAccountingSGambar 5.26. Contoh data perhitungan penjualan barangSGambar 5.25. Ikon pada Toolbar StandardToolbarPerintahFungsiCurrencymenentukan nilai mata uang suatu Negara,misalnya Rp., $ dan sebagainyaPercent Styleformat tampilan lambing prosentaseComma Styleformat tampilan dengan menggunakan komapada pemisah ribuannyaIncreasedecimalFormat untuk menambah jumlah DecimalDecreaseDecimalFormat untuk mengurangi jumlah digitdesimalBAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 147
3)Maka akan muncul kotak dialog seperti berikut:4)Pada bagian decimals placesberfungsi untuk menentukan jumlah digit disebelah kanan pemisah desimal. Pilihan ini tetap bernilai 0 (tidak akanmemberikan nilai desimal)5)Pilih simbol nilai mata uang suatu Negara, misalnya klik Rp. pada bagianSymbol, seperti pada contoh di atas.6)Apabila sudah selesai sesuai dengan keinginan, maka klik tombol Ok.Hasilnya sebagai berikut:c.Format PersenLangkah yang digunakan untuk format Persen adalah sebagai berikut. Contoh:1)Buatlah table seperti gambar di samping.2)Ketik pada sel D9 rumus berikut =(C9/B9)*100%3)Copykan rumus tersebut sampai ke sel D14.SGambar 5.28. Hasil Format Cells AccountingSGambar 5.27. Kotak dialog Format Cells Accounting148SGambar 5.29. Perhitungan dengan persenBAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 148
1494)Blok sel D9 s/d D14.5)Klik menu Format JCells JPercentage.6)Maka hasilnya seperti berikut:d.Format CustomFormat Custom digunakan untuk memberikan format sesuai dengankebutuhan, misalnya akan memberi format : buah, unit, orang dan sebagainya.Contoh: Ketiklah data berikut ini:SGambar 5.32. Tampilan Tabel yag akan di FormatSGambar 5.31. Hasil proses format dengan PercentageSGambar 5.30. Kotak dialog Format Cells AccountingBAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 149
Langkah yang digunakan untuk memformat Custom dengan format unitadalah sebagai berikut:1)Blok sel yang akan diformat (sel C2:C6)2)Klik menu Format JCell JCustom3)Ketik pada Type ## "Unit" dan perhatikan tampilan pada Sample (4 Unit),setelah semua sesuai dengan yang kalian maksud maka tekan Ok.4)Maka hasilnya adalah sebagai berikut:e.Format Tanggal (Date)Data tanggal dapat diformat sesuai dengan keinginan, sebagai contohseperti berikut di bawah ini:Contoh: Buatlah table berikut:SGambar 5.35. Tabel yang akandi Format TanggalSGambar 5.34. Hasil proses FormatJCustomSGambar 5.33. Kotak dialog Format Custom150BAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 150
151Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut.1)Blok sel yang akan di format (C3:C12)2)Klik menu Format JCells JDate3)Hasilnya sebagai berikut:4)Dapat kalian format juga untuk format Date, melalui Custom, sepertiberikut ini:SGambar 5.38. Kotak Dialog Format Cells Date CustomSGambar 5.37. Hasil Format Cells DateSGambar 5.36. Kotak Dialog Format Cells DateBAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 151
Hasilnya sebagai berikut:f.Pilihan Alignment (Teks)1)Wrap Text Terkadang teks yang kalian masukkan pada sel tertentu terlalu panjangsehingga melewati lebar kolom. Untuk mengatur perataan teks dapatdilakukan sebagai berikut.Contoh:Buatlah table berikut!Jenis Font yang digunakan : Times New Roman, Size (14).Tinggi Baris (Row) 35, lebar kolom 18.50.SGambar 5.40. Kotak Dialog Format Cells AlignmentSGambar 5.39. Hasil Format Cells Date Custom152BAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 152
153Hasil yang ditampilkan seperti berikut:Langkah untuk perataan teks (Wrap texts) adalah sebagai berikut.a)Blok sel yang akan di format.b)Klik menu Format JCells JAlignment, seperti di bawah ini:2)OrientationKlik salah satu pilihan pada Text alignment/Orientation, kemudian klikOK.SGambar 5.42. Format Cells Alignment JWrap TextSGambar 5.41. Tabel Hasil Format Wrap TextsBAB 5.qxp 6/24/2009 11:09 AM Page 153
Contoh:Buatlah table seperti berikut ini:Langkah yang dilakukan adalah:a)Blok sel yang akan diformat (A1:C1).b)Format Lebar (row) baris judul (60).c)Klik menu FormatJCellÒAlignmentJOrientation, seperti berikut.SGambar 5.44. Format Cells Alignment OrientationSGambar 5.43. Hasil Format Text Alignment Orientation154BAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 154
155g.Pilihan Font (Bentuk Huruf dan Ukurannya)Klik salah satu pilihan pada box Font/Font Style/Size/Underline/Effects,lalu OK.h.Pilihan Border (Bingkai)Klik salah satu pilihan pada Border, kemudian klik OK.SGambar 5.46. Format Cells BorderSGambar 5.45. Format Cells FontBAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 155
i.Pilihan PatternsKlik salah satu pilihan pada Color Shading, kemudian klik OK.SGambar 5.47. Format Cells Patterns156Latihan 9Ketiklah data berikut!Atur lebar kolom sesuai lebar data yang dibutuhkan, sehingga tampilan-nya menjadi seperti berikut:BAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 156
1571)Drag range A4 sampai C14 2)Beri Border atau garis, seperti berikut:3)Berikut Hasil tabel yang sudah diberi border dan diatur lebar kolom.BAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 157
1584)Sebagai judul tabel adalah DAFTAR NILAI TIK akan diletakkan dite-ngah-tengah dari tabel yaitu (sel A1 sampai C1). 5)Dan KELAS VIII juga akan diletakkan ditengah yaitu antara sel A2sampai C2 maka caranya adalah sebagai berikut:a)Cara Pertama, drag sel A1 sampai C1, kemudian pilih ikon Mergeand center ( ) ataub)Cara Kedua dengan pilih menu Format, Cells, Alignment, seper-ti berikut.Hasilnya adalah sebagai berikut:6)Simpan dengan nama file SISWA!BAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 158
D. MENCETAK LEMBAR KERJAUntuk mencetak lembar kerja yangsudah dibuat, sebaiknya kita lakukan PrintPreview terlebih dahulu. Tujuannya adalahsupaya hasil yang didapatkan sesuai de-ngan yang diinginkan. Setelah ditampilkanmelalui Print Preview dan hasilnya sudahsesuai dengan yang dimaksud maka barudilakukan pencetakan di kertas (Printer).Catatan :Perbedaan kedua proses pencetakan iniadalah sebagai berikut.1. Hasil pencetakan ke Printer ada padakertas.2. Pencetakan di layar hanya berupa layouthasil cetakan yang ditampilkan di monitor.1. Menentukan Area PencetakanLangkah yang digunakan adalah sebagai berikut:a.Sorot range yang akan dicetak, sebagai contoh berikut:b.Klik menu File JPrint AreaJSet Print AreaSGambar 5.50. Lembar kerja yang akan dicetak (Blok A1:G22)SGambar 5.49. Lembar kerja yang akan dicetak (Blok A1:G22)SGambar 5.48. Menu File159BAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 159
c.Lembar kerja yang disorot/dipilih akan dibatasi dengan garis putus-putusUntuk menampilkan batas pencetakan secara jelas sebagai berikut.1)Klik menu View g Page Break Preview, hasilnya sebagai berikut:(2) Untuk menghapus batasan pencetakan digunakan perintah: klikmenu File JPrint AreaJClear Print Area.2. Menampilkan Hasil Pencetakan di LayarPrint Preview ini bermanfaat untuk mengontrol hasil pencetakan sebelumdicetak ke kertas. Dengan demikian diharapkan akan menghindari pemboros-an kertas akibat kesalahan cetak. Langkah yang digunakan sebagai berikut.a.Aktifkan worksheet pada workbook yang akan diperlihatkan layoutnya.b.Klik menu File JPrint Preview, di layar akan muncul seperti berikut:SGambar 5.52.Print PreviewSGambar 5.51. Page Break View160BAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 160
161c.Tampilan Print Preview dilengkapi dengan beberapa tombol untuk meng-optimalkan bentuk tampilan. Tombol-tombol tersebut adalah sebagaiberikut:Tabel 5.2 Tabel perintah pada Print Preview beserta fungsinyaToolbar PerintahFungsiNextmenampilkan halaman berikutnya.Pilihan ini sama dengan tombol PageDown pada keyboard.Previousmenampilkan halaman sebelumnya.Pilihan ini sama dengan tombol PageUp pada keyboard.Zoommemperbesar tampilan layar, tergan-tung pada posisi mouse di layar.Untuk mengembalikan ke bentuksemula klik tombol mouse di sem-barang lokasi pada halaman yangbersangkutan atau klik tombol zoomsekali lagiPrintmelakukan proses pencetakan lem-bar kerja ke printerSetupDigunakan untuk mengatur formathalaman lembar kerja yang akan di-cetakMarginmengatur batas pencetakan / marginlangsung pada lembar Print Preview.Jika tombol ini diklik, maka akanmuncul garis-garis pemandu penga-turan marginPage Break Previewmenentukan batas pencetakan hala-man. Perintah ini sama denganmemilih Page Break Preview padamenu bar View.Closekeluar dari tampilan Print Previewdan kembali ke tampilan normalpada lembar kerja Microsoft ExcelHelpmenampilkan fasilitas bantuan yangdisediakan ExcelBAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 161
3. Menentukan Ukuran Kertas dan Kualitas PencetakanLangkah yang digunakan untuk menentukan ukuran kertas dan kualitaspencetakan di kertas adalah sebagai berikut:a. Klik menu File JPageSetup atau klik tombolSetup pada tampilan PrintPreview.b. Pada kotak dialog PageSetup JPage.c. Orientation berfungsi un-tuk menentukan arahpencetakan lembar kerja. Pilihan Orientasi terdiri atas hal-hal sebagai berikut.1)Potrait : untuk arah pencetakan yang normal/biasa/verticalSGambar 5.54. Pencetakan orientation potraitSGambar 5.53. Page Setup162BAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 162
1632)Landscape: untuk arah pencetakan yang mendatar/horizontald.Scalling : berfungsi mengatur skala hasil pencetakan. Pilihan Adjust todigunakan untuk mengatur skala pencetakan atau menyesuaikan datayang akan dicetak dengan lebar kertas yang akan digunakan.Apabila nilai Adjust to kurang dari 100%, maka tampilan dan hasilpencetakan laporan akan lebih kecil (diperkecil). Demikian juga, bila nilaiadjust to di atas 100%, maka hasil pencetakan laporan akan diperbesar,sesuai nilai yang kalian isikan.e.Paper Size : berfungsi memilih jenis kertas yang akan digunakan dalampencetakan. Pilihan ini terdiri atas ukuran kertas : Letter, Legal, A4 danlain sebagainya.f.High pada Print Quality untuk mendapatkan kualitas pencetakan yangtinggi (lebih baik).g.First Page Number : berfungsi mengatur nomor halaman awal dari lembarkerja yang akan dicetak. Umumnya Excel secara otomatis akan menen-tukan Auto.h.Klik Ok untuk mengakhiri pengaturan halaman.SGambar 5.55. Pencetakan orientation landscapeBAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 163
4. Menentukan Batas Margin PencetakanMargin merupakan jarak bidang cetak terhadap tepi halaman kertas.Center on Page : berfungsi untuk mengatur pencetakan lembar kerja agardi tengah-tengah kertas, baik secara horizontal maupun vertical.Apabila klik pilihan Horizontally, maka laporan akan dicetak ditengah pada halaman secara horizontal, demikian juga sebaiknyaapabila klik pilihan Vertically, maka laporan akan dicetak di tengahpada halaman secara vertical.5. Membuat Header dan FooterHeader merupakan baris khusus yang dicetak di bagian atas setiap hala-man pencetakan yang umumnya berisi keterangan.Footer adalah baris khusus yang berada di bawah halaman pencetakan.Langkah yang digunakan:a.Klik menu File JPage Setup JHeader/Footerb.Pada bagian header, klik salah satu pilihan yang sesuai dengan kebu-tuhan, demikian juga dengan Footer. Misalnya Page 1 untuk memberikannomor halaman. Namun apabila akan membuat sendiri footer atau header,klik tombol Custom Header atau Custom Footer.SGambar 5.57. Page setup Header/FooterSGambar 5.56. Page setup margin164BAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 164
165c.Klik tombol costom Header untuk membuat header sesuai dengan keingi-nan. Demikian juga apabila akan membuat footer sesuai keinginan denganmemilih tombol Costom Footer. Di layar akan terlihat sebagai berikut:d.Pada kotak Dialog Header atau Footer tersebut di atas ketik atau pilihHeader/Footer yang diinginkan pada posisi Left section (posisi kiri),Center section (pada posisi tengah) dan Right section (posisi kanan).e.Lakukan format terhadap teks pada Header/Footer tersebut dan kaliandapat menyisipkan nomor halaman, tanggal,waktu, nama file, tab lembarkerja serta gambar dengan memilih ikon yang tersedia.f.Klik tombol OK.Tabel 5.3 ikon atau tombol pada bagian Header atau Footer dan fungsinyaSGambar 5.58. Dialog HeaderToolbar Keteranganmenentukan jenis dan ukuran huruf yang akan digu-nakanmenentukan nomor halamanmenentukan jumlah halaman lembar kerjamenentukan tanggal sekarang dari sistim komputermenentukan jam sekarang dari sistim komputermenentukan nama drive, folder, dan nama file (workbook)memberikan nama file pada lembar kerja yang akandicetakmemberikan nama sheet/lembar kerja pada halaman cetakmenempatkan gambar pada lembar kerja aktifmengatur format tampilan gambar yang telah ditem-patkanBAB 5.qxp 6/24/2009 11:10 AM Page 165
6. Keterangan Pencetakan Lembar KerjaUntuk memberikan keterangan pencetakan lembar kerja Excel, adalahsebagai berikut:a.Klik menu File JPage Setup b.Pada kotak dialog Page Setup JSheetc.Print Area berfungsi menandai area atau range yang akan dicetak.d.Row to repeat at top berfungsi menandai area/range sebagai informasiuntuk bingkai kolom yang tercetak sebagai data baris pertama setiaphalaman.e.Columns to repeat at left berfungsi menandai area/range sebagai infor-masi untuk bingkai baris yang tercetak sebagai data pada kolom palingkiri pada setiap halaman.f.Gridlines berfungsi menentukangaris default pada lembar kerja akandicetak.g.Black and White berfungsi mencetak dalam tampilan hitam putih.h.Draft Quality berfungsi menentukan kualitas pencetakan kasar (draft).i.Row and columns headings berfungsi mencetak lembar kerja denganmenyertakan nama kolom dan nama baris.j.Page Order untuk arah proses pencetakan.k.Klik tombol Ok untuk menentukan pilihan tersebut di atas.SGambar 5.59. Page Setup Sheet166BAB 5.qxp 6/24/2009 11:11 AM Page 166
1677. Mencetak Ke PrinterUntuk melakukan pencetakan ke Printer gunakan salah satu cara berikut ini:a.Klik menu File JPrint atau Ctrl+P.b.Klik ikon Print pada toolbar Standard.c.Klik menu File JPrint Preview kemudian klik tombol Print pada tampi-lan Print Preview.d.Klik menu File JPage Setup. Pada kotak dialog Page Setup JPrint.Langkah yang digunakan untuk melakukan proses pencetakan adalah:a.Pilih salah satu cara tersebut di atas, misal menu File JPrint (Ctrl+P). b.Tentukan halaman yang akan dicetak, dengan cara memilih bagian PrintRange. Pada pilihan ini kalian klik All.Pilihan tersebut adalah sebagai berikut:1)All digunakan untuk mencetak seluruh halaman lembar kerja.2)Page(s) Form digunakan untuk menentukan halaman awal yang akandicetak sedangkan to digunakan untuk menentukan halaman akhir.Contoh:Pada form berisi 2 dan to berisi 4, maka halaman yang dicetak adalahhalaman 2 sampai dengan halaman 4.c.Print What digunakan untuk menentukan pilihan data yang akan dicetak.Klik Active Sheet(s). Pilihan tersebut adalah sebagai berikut:1)Selection digunakan untuk mencetak range tertentu yangditandai/disorot.2)Active sheet(s) digunakan untuk mencetak seluruh isi lembar kerjayang aktif.3)Entire Workbook digunakan untuk mencetak semua lembar kerjayang memuat data pada buku kerja yang bersangkutan.SGambar 5.60. Menu PrintBAB 5.qxp 6/24/2009 11:11 AM Page 167
d.Tentukan jumlah salinan cetakan pada pilihan Number of copies, misalnya,tetap diisi 1, apabila diisi dengan 2, maka satu halaman akan dicetakmenjadi 2 lembar.e.Apabila akan mencetak dokumen pada file tertentu, klik pilihan Print toFile dan akan berbentuk file dengan nama akhiran (extention) .prn.f.Tentukan susunan halaman yang akan dicetak di setiap kopian/rangkappada pilihan Collate. Umumnya pilihan ini digunakan apabila jumlahhalaman yang dicetak cukup banyak.g.Apabila kalian akan menentukan pilihan-pilihan lain, maka klik tombolProperties, kemudian tentukan pilihan yang sesuai dengan keinginan.Kotak dialog Properties akan terlihat seperti berikut:h.Klik Ok.Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum pencetakan dilakukan:a.Printer telah siap digunakan (on) dan terhubung ke komputer yangkalian gunakan.b.Kertas telah siap terpasang pada printer.c.Terlebih dahulu tampilkan dalam bentuk print Preview, sehinggakalian dapat melakukan pengaturan sesuai dengan keinginan.d.Gunakan pengaturan batas-batas pencetakan sesuai dengan laporanyang akan dicetak (Margin).e.Tentukan jenis ukuran kertas yang akan digunakan (Setup).f.Tentukan pula orientasi pencetakan (Orientation), yaitu Landscapeatau Portrait.g.Apabila kertas yang digunakan berukuran Letter, A4, Legal dan lain-lain tidak mencukupi, maka gunakan Ad-just to: sehingga kertasyang digunakan dapat mencetak laporan tersebut.SGambar 5.61. Properties Printer168BAB 5.qxp 6/24/2009 11:11 AM Page 168
1691.Operator Perhitungan MS ExcelPenjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian, dan pangkatdilakukan dengan cara menuliskan alamat selnya bukan angkanya padaformula bar.Misal: Penjumlahan : =A1+B1 atau +A1+B1.Pengurangan : =A1-B1 atau +A1-B1.Perkalian : =A1*B1 atau +A1*B1.Pembagian : =A1/B1 atau +A1/B1.Pangkat 2 : = A1^2 atau A1^2.2.Untuk melakukan pencetakan ke Printer gunakan salah satu caraberikut ini:•Klik menu File JPrint atau Ctrl+P•Klik ikon Print pada toolbar Standard•Klik menu File JPrint Preview kemudian klik tombol Print padatampilan Print Preview•Klik menu File JPage Setup. Pada kotak dialog Page Setup JPrint3.Beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum pencetakan dilakukan:•Printer telah siap digunakan (on) dan terhubung ke komputer yanganda gunakan•Kertas telah siap terpasang pada printer•Terlebih dahulu tampilkan dalam bentuk print Preview, sehinggakalian dapat melakukan pengaturan sesuai dengan keinginan.•Gunakan pengaturan batas-batas pencetakan sesuai dengan lapo-ran yang akan dicetak (Margin).•Tentukan jenis ukuran kertas yang akan digunakan (Setup).•Tentukan pula orientasi pencetakan (Orientation), yaitu Landscapeatau Portrait.•Apabila kertas yang digunakan berukuran Letter, A4, Legal danlain-lain tidak mencukupi, maka gunakan Ad-just to: sehinggakertas yang digunakan dapat mencetak laporan tersebut.BAB 5.qxp 6/24/2009 11:11 AM Page 169
A. Pilihlah salah satu jawaban yang kamu anggap paling sesuaiuntuk setiap pernyataan atau pertanyaan pada soal-soal berikut!1701.Berikut perintah yang digu-nakan untuk Edit kesalahanpemasukan data ....a. Delb. Escc. Backspaced. F22.Bila dalam memasukkandata terjadi kesalahan tem-pat maka perintah untukmemindahkan data (isi sel)adalah ....a. klik menu Edit JCtrl+Cb. klik menu Edit JCtrl+Vc. klik menu Edit JCtrl+Xd. klik menu Edit JCtrl+S3.Data yang terbuat dan tersu-sun secara teratur, disebut...a. Data Fileb. Rangec. Data Seriesd. Formula4.Ikon digunakan untuk per-intah ....a. Merge and centerb. Data Seriesc. Ascendingd. Descending5.Menampilkan isi sel ataulembar kerja dari bentuk aslike bentuk yang lain sesuaidengan format (tampilan)yang digunakannya ....a. Format Borderb. Format Shadingc. Format Fontd. Format Sel6.Sel yang diblok/seleksi beri-kut menyatakan ....a. Range C1:C3b. Range C1:E3c. Range C1:D1:E1d. Range C1:C2:C37.Untuk menyisipkan barispada lembar kerja digu-nakan perintah...a. klik menu Insert JCellsb. klik menu Insert JRowc. klik menu Format JColumnd. klik menu Format JRow9.Format yang digunakanuntuk memberikan formatsesuai dengan kebutuhan,misalnya akan memberi for-mat : buah, unit, orang dansebagainya, adalah ....a. Format Currencyb. Format Accountingc. Format Customd. Format Percent10.Digunakan untuk mengaturbatas pencetakan langsungpada lembar Print Preview,yaitu ....a. Set Print Areab. Previousc. Page Break Previewd. MarginBAB 5.qxp 6/24/2009 11:11 AM Page 170
17111.Untuk mengatur perataanteks digunakan perintah ....a. Merge and Centerb. Wrap Textc. Alignmentd. Formatting12.Ikon Formatting berikutdigunakan untuk ....a. digunakan untuk formattampilan lambing per-sentaseb. digunakan untuk formattampilan dengan meng-gunakan koma padapemisah ribuannyac. format untuk menen-tukan nilai mata uangsuatu Negara, misalnyaRp., $ dan sebagainyad. format untuk mengurangijumlah digit desimal11. Perintah yang digunakanuntuk menentukan areapencetakan, yaitu ....a. File JPrint AreaJSetPrint Areab. File JPrint Previewc. File JPage Setupd. File JPage Break Preview13.Baris khusus yang dicetakdi bagian atas setiaphalaman pencetakan yangumumnya berisi ketera-ngan, disebut ....a. Footerb. Custom Footerc. Headerd. Custom Header14.Untuk membuat headersesuai dengan keinginan,digunakan perintah ....a. Footerb. Custom Footerc. Headerd. Custom Header15.Pilihan ikon pada pilihanHeader/Footer berfungsiuntuk ....a. memberikan nama filepada lembar kerja yangakan dicetakb. menempatkan gambarpada lembar kerja aktifc. menentukan tanggal se-karang dari sistim kom-puterd. menentukan jumlah ha-laman lembar kerjaB. Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan tepat dan jelas!1.Untuk mengatasi kesalahan pemasukan data ada 3 alternatif ke-mungkinan, sebutkan!2.Jelaskan langkah yang digunakan untuk memasukkan data ke seltertentu pada worksheet!3.Jelaskan langkah yang digunakan untuk menyalin (mengopi) Isi Sel!4.Jelaskan langkah yang digunakan untuk memindahkan Isi Sel!5.Jelaskan apa yang dimaksud dengan Data Series!6.Jelaskan apa yang dimaksud dengan Range!7.Jelaskan perbedaan perintah Merge and Center dengan Wrap Text!8.Jelaskan langkah-langkah untuk memformat Baris (Row)!9.Jelaskan yang dimaksud dengan Format Sel!10.Jelaskan yang dimaksud dengan Header dan Footer!BAB 5.qxp 6/24/2009 11:11 AM Page 171